보존 또는 게시해야 하는 노동관계법령 서류에는 어떤 것이 있는가?

약수노무사사무소 공인노무사 박노준

보존해야 하는 노동관계법령 서류

근로기준법은 사용자와 근로자 사이에 분쟁이 발생할 경우를 대비하여 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년 동안 보존하도록 규정하고 있다(위반 시 500만원 이하 과태료). 보존해야 할 서류에는 근로자명부, 근로계약서, 임금대장, 임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류, 고용·해고·퇴직에 관한 서류, 승급·감급에 관한 서류, 휴가에 관한 서류 등이 있다. 고용노동부에서는 특히 근로계약서, 임금대장(급여대장), 휴가에 관한 서류(휴가신청서, 연차휴가대장 등) 등을 제대로 작성해서 보존하고 있는지를 중점적으로 살펴보고 있는데, 이는 근로계약서와 임금대장이 임금·퇴직금 체불사건에서 중요한 입증자료로 활용되고, 휴가신청서와 연차휴가대장은 향후 미사용연차휴가수당을 산정하는 주요한 근거가 되기 때문이다.

근로자에게 지급받은 임금의 세부사항을 알게 함으로써 임금체불에 대한 분쟁을 예방하려는 취지로, 근로기준법은 2021.11.19.부터 사용자가 임금을 지급할 때 근로자에게 임금명세서(급여명세서)를 교부하도록 규정하고 있는데(위반 시 500만원 이하 과태료), 이러한 임금명세서는 보존대상 서류에는 해당하지 않으므로 3년간 보존하지 않아도 근로기준법 위반은 아니다. 다만, 근로계약서와 임금대장 및 임금명세서에 임금의 구성 항목별 금액은 모두 같은 금액으로 작성되어 있어야 하며, 그렇지 않을 경우 고용노동부, 근로복지공단, 건강보험공단, 국민연금관리공단, 세무서 등 관련 기관에서 자료 요청 또는 사업장 점검 시 원만하게 대응하기가 매우 어렵다.

게시해야 하는 노동관계법령 서류

근로기준법을 비롯한 노동관계법령은 사용자가 근로자들이 열람할 수 있도록 사업장에 게시하거나 근로자들에게 주지시켜야 할 사항들을 규정하고 있는데, 최저임금 내용, 성희롱예방교육 내용, 산업안전보건법령 요지, 근로기준법령 요지(5인 이상 사업장 적용), 취업규칙(10인 이상 사업장 적용), 안전보건관리규정(100인 이상 사업장 적용) 등이 그것이며, 이 중에서도 주로 실무에서 이슈가 되는 것은 최저임금 내용과 취업규칙이다.

사용자는 최저임금액, 최저임금에 산입하지 아니하는 임금, 최저임금의 적용을 제외할 근로자의 범위, 최저임금의 효력발생 연월일 등 최저임금 관련 내용을 근로자가 쉽게 볼 수 있는 장소에 게시하거나 그 외의 적당한 방법으로 근로자에게 널리 알려야 한다(위반 시 100만원 이하 과태료). 이렇듯 게시 또는 주지되어야 할 최저임금 관련 내용은 최저임금위원회 홈페이지에서 다운받아 활용할 수 있다.

취업규칙은 근로조건과 복무규율 및 직장질서 등에 관한 기준을 집단적이고 통일적으로 설정하기 위하여 작성된 회사규정을 말한다. 상시 10명 이상의 근로자를 사용하는 사업 또는 사업장의 사용자는 취업규칙을 작성해서 고용노동부에 신고해야 하며(위반 시 500만원 이하 과태료), 또한 해당 취업규칙을 근로자가 자유롭게 열람할 수 있는 장소에 항상 게시하거나 갖추어 두어 근로자에게 널리 알려야 한다(위반 시 500만원 이하 과태료).