근로계약서, 언제 어떻게 작성하고 교부 해야 하나?
약수노무사사무소 공인노무사 박노준
사용자(회사)가 근로자(직원)을 고용하게 되면 근로계약서를 작성해서 교부해야 합니다. 사용자가 직접 고용하는 근로자는 크게 근로계약기간의 정함이 없고 1주 40시간 이상을 통상적으로 근무하는 정규직 근로자, 근로계약기간의 정함이 있는 기간제 근로자, 통상근로자에 비해 소정근로시간이 짧은 단시간 근로자로 구분됩니다. 실무현장에서 많이 쓰는 ‘계약직’ 또는 ‘인턴직’은 기간제 근로자를 뜻하고, ‘아르바이트’는 단시간 근로자이거나 또는 기간제 근로자를 의미합니다. 일용직 근로자도 넓은 의미로는 기간제 근로자로 볼 수 있으며, 따라서 근로계약서를 작성 및 교부해야 합니다.
근로계약서 작성 시 정규직 근로자의 경우는 ① 임금의 구성항목, 계산방법, 지급방법 ② 소정근로시간 ③ 주휴일, 공휴일 ④ 연차유급휴가를 반드시 기재해야 하고, 기간제 근로자와 단시간 근로자의 경우는 ① 근로계약기간 ② 근로시간·휴게 ③ 임금의 구성항목, 계산방법, 지급방법 ④ 휴일·휴가 ⑤ 취업장소와 종사업무 ⑥ 근로일 및 근로일별 근로시간(단시간 근로자에 한함)을 반드시 기재해야 합니다. 위의 근로계약서 필수적 기재사항 중 하나라도 누락되면 법 위반이 됩니다.
근로계약서는 입사 후 근로를 개시하기 전에 작성하고 교부해야 합니다. 근로자가 입사 후 2일 만에 사업주와의 갈등으로 퇴사한 이후 근로계약서를 작성·교부하지 않았다는 이유로 고용노동부에 신고한 경우, 단 2일 만이라고 하더라도 법 위반에 해당합니다. 한편, 근로관계 도중이라도 근로계약서의 필수적 기재사항(근로조건)이 변경되는 경우에도 다시 작성 및 교부되어야 합니다. 즉, 임금(or 연봉)협상 결과 임금액에 변화가 없으면 직전에 작성·교부했던 근로계약서가 그대로 적용되나, 임금액의 증감으로 변화가 있는 경우에는 근로계약서(or 연봉계약서)를 다시 작성한 후 교부해야 합니다.
근로계약서를 교부하는 방법으로는 보통 2부를 작성하여 그 중 1부를 부여하거나 또는 1부를 작성 후 복사하여 사본을 부여하는 것이 일반적인데, 이 경우 시간이 지나감에 따라 기억의 오류가 생기거나 일부 흑심에 의해 근로계약서 교부 여부에 대해 다툼이 생길 수가 있습니다. 회사 입장에서는 이에 대비하기 위하여 ① 근로계약서 2부를 나란히 두고 그 사이에 간인을 하는 방법 ② 근로계약서상 ‘계약서 교부’란을 만들어 서명을 추가하는 방법 ③ 근로계약서 교부대장을 만들어 근로자의 서명을 받는 방법 등을 활용할 수 있습니다.
정규직 근로자의 경우 근로계약서를 작성·교부하지 않은 경우 근로기준법 제17조(근로조건의 명시) 위반으로 500만원 이하의 벌금에 처해질 수 있고, 기간제 또는 단시간 근로자의 경우는 근로계약서를 작성하지 않으면 기간제및단시간근로자보호등에관한법률 제17조(근로조건의 서면명시) 위반으로 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다. 예를 들어 한 달 동안 일할 아르바이트를 채용하면서 근로계약서를 작성하지 않은 경우 기간제및단시간근로자보호등에관한법률 제17조의 서면명시의무 위반에 따라 과태료가 부과되고, 동시에 근로기준법 제17조의 서면교부의무 위반에 따라 벌금이 함께 부과될 수 있습니다. 따라서 근로자 채용 시 근로계약서를 반드시 작성하시고 교부하시기 바랍니다.
